现在市场上有许多免费的项目管理解决方案。乍一看，它们似乎是个体工商户、初创企业和小型企业最合适的选择。毕竟，使用免费软件你会失去什么？特别是如果您自己还不确定是否需要项目管理系统。
不幸的是，免费的奶酪只是在捕鼠器里出现的。
任何所谓的“免费”项目管理工具都不可避免地伴随着成本。对于大中型企业或追求增长的企业来说，这些成本会更大。
在本文中，您将了解与使用免费项目 阿根廷电话号码资源 管理系统相关的前五个成本因素。但首先，让我们了解市场上有哪些类型的软件解决方案。
四种类型的免费项目管理系统
免费项目管理软件有四种主要类型。了解您选择哪种类型非常重要，因为每种类型都有相关的成本和风险因素。
开源软件。开源软件可以免费下载、修改、复制和许可。这些软件工具是由志愿者社区创建的，与特定制造商或供应商无关。领先的供应商可能会将开源软件捆绑到付费软件包中。
免费软件。这些工具是公司或个人的财产。它们可以免费下载，但不得修改、复制或分发。
共享软件。试用期内可以使用共享软件工具，但试用期结束后您需要支付少量费用。
免费增值。免费增值应用程序由受欢迎的提供商作为入门包提供，旨在吸引新客户。通常，与付费版本相比，此类工具的功能有限，并且使用户想要升级到改进的版本。
免费项目管理软件固有的五个成本因素
选择免费项目管理软件解决方案时需要考虑以下五个成本因素。
1.单一方法
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除开源软件外，免费项目管理系统无法根据您的需求进行定制。但即使您选择开源工具，设置也会复杂且耗时。您将需要一位具有必要技能和知识的专家来配置和支持该软件。
也就是说，您将无法轻松地根据公司、项目或团队的独特需求定制免费的项目管理系统。
例如，免费工具通常只支持一种项目管理方法。如果您的公司对某些项目使用Agile，而对其他项目使用PRINCE2，则您将需要两个单独的工具。
您也无法使该工具适应您的工作流程、程序和组织结构。这可能会导致审批过程中出现安全问题和复杂化。
您甚至可能必须在公司内部进行一些更改才能使用您选择的工具，但这种适应过程将更加困难，并且会导致生产力下降。
如果您的团队成员不喜欢该软件并且不想使用它，则可能会导致进一步的问题。例如，并非所有数据都会输入系统，您将无法按时收到新闻，并且您将不得不直接与人们联系以从他们那里获取信息。
项目管理系统的好处之一是能够实时接收有关项目状态的信息。这改善了信息交换，使您能够做出更明智的决策。但是，如果该软件不允许您以管理层所需的格式创建报告怎么办？如果根本没有报告功能怎么办？
您将不得不在没有报告的情况下工作或在其他应用程序中创建报告，这将需要额外的时间和精力。尝试强制软件产品执行其未设计的功能可能会导致您的性能变得比过渡到新软件之前更差。
2. 未能随着公司的发展而扩张
大多数免费项目管理工具提供有限的功能（例如，用户和项目的数量以及数据量）。某些特性和功能也可能不受支持。当涉及到“免费增值”模式下提供的解决方案时，这一说法尤其正确。
API 和集成功能通常存在限制。与其他业务软件解决方案共享数据的能力是项目管理系统中非常重要的功能之一。
例如，您使用三种不同的工具进行营销材料管理、自动化和分析。如果您无法将这些工具与项目管理系统集成，您将无法全面了解营销活动，并且必须手动输入数据。
缺乏集成能力会带来以下风险：
延误。当更新的信息从一个系统传输到另一个系统时，就会发生这种情况。
错误由于必须手动输入信息，这增加了由于输入不正确的数据而导致错误的可能性。
不一致。不同的平台存储不同的信息。为了全面了解您的项目，您必须煞费苦心地组合来自不同系统的数据。
误会。当不同的系统包含不同的信息时，就会导致误解和不信任。
随着组织的发展和实施更多工具，在项目管理平台和其他业务解决方案之间建立连接以优化信息流变得尤为重要。使用免费软件无法做到这一点迟早会迫使您切换到另一个解决方案。对于需要最佳项目管理系统来适应不断增长的业务需求的团队来说尤其如此。
我们经常自欺欺人地认为免费版本将永远持续下去。那么，当它不再满足我们的需求时，我们就不敢改用其他工具了。用户已经习惯了旧软件，它已经配置好了，并且您的数据存储在其中。这种不愿改变的态度可能会导致您以比在市场上购买类似商业软件更高的价格购买付费版本。
3.管理任务，而不是项目
尽管许多解决方案声称对于项目管理是免费的，但它们实际上是为待办事项列表管理而设计的。此类工具仅提供一些离散的功能，并且是为任务管理而不是项目管理而设计的。
他们可能擅长创建和跟踪某些任务，但这只是项目的一小部分。像这样的工具无法让您查看任务之间的依赖关系。
如果无法创建前置任务和后续任务，您将无法看到依赖关系或关键路径。换句话说，如果其中一项任务没有按时完成，你将很难理解这一事实将如何影响整个项目。
如果没有项目时间表，就很难协调资源和相互依赖的任务并确保它们拥有充足的资源。例如，如果为斯维特兰娜分配了六项任务，为鲍里斯分配了十项任务，并且这两种情况的截止日期都设置为下周末，那么如何确定谁的工作量更大？
乍一看，您可能会认为斯维特兰娜不那么忙，但如果她的每项任务花费的时间是鲍里斯任何任务的两倍怎么办？如果没有一个简单的任务管理工具，就不可能回答这个问题。要了解谁工作过度、谁有空闲时间，您必须使用外部应用程序。
最好的项目管理系统应该支持风险和变更管理、项目分析、报告和决策。它们应该提供项目的完整视图，这是任务管理应用程序无法做到的。
4. 缺乏支持和培训
许多付费项目管理系统提供支持和培训，包括客户支持经理、帮助台和/或专业服务专家的服务。此外，标准报价通常包括保修期和持续维护。
商业软件提供商通常对保留客户感兴趣，因此希望您成功实施软件产品并感到满意。他们将很乐意帮助您根据团队的独特需求定制工具并尽快解决潜在问题。随着软件产品的改进，他们还定期提供更新、维护和补丁。
自由软件不提供相同级别的服务。自由软件产品的创建者并不关心你的实施是否成功，因为他们没有从中获得任何好处。
由于缺乏支持和实施，您将不得不自掏腰包支付初步培训、专家工资、员工培训和软件配置费用。如果遇到错误或问题，您将必须寻找解决方案并测试修复。这意味着您将不得不花时间完善您可以致力于完成项目或发展业务的解决方案。
人们普遍认为开源软件的好处是用户社区的支持。但大量相互矛盾的信息不但无济于事，甚至有害。
5.安全威胁
您的项目管理系统将成为重要公司信息的存储库。即使您不与其他管理系统集成，随着时间的推移，您的软件也会积累大量数据，包括：
关于与您合作过的客户；
项目的盈利能力；
内部和外部成本；
职员;
以及随时间发展的趋势。
此外，这些信息可能包括从过去的经验中吸取的教训、您当前正在从事的项目以及您的工资记录等其他敏感信息。了解您信任谁拥有所有这些信息以及这些信息的安全性非常重要。
选择免费项目管理软件时需要考虑三个安全风险：
数据安全。您准备好将设计数据的存储委托给另一家公司了吗？是否执行备份以防止信息丢失？如果它是一家小公司或相对不知名的公司，如果它倒闭了怎么办？您可能会丢失所有当前项目数据和历史数据。
（元）数据的披露。重要的是要了解为什么免费提供此工具以及供应商通过访问您的数据可以获得什么。他是否有权访问您的公司和客户信息或您想要保护的其他敏感信息？
信息泄露。云软件可能更容易受到黑客攻击和信息泄露。即使是公司和社区开发的开源云系统也可能成为黑客的目标；尤其是在不定期发布安全更新的情况下。免费软件可以保护您的数据免遭盗窃吗？
这里有一些问题需要问：
公司是否使用第三方审核员来审查安全和控制系统？
数据在存储过程中是否使用加密技术？
如果是这样，谁来管理加密——您还是供应商？
您在多大程度上控制对数据的访问？
公司是否接受过数据安全和隐私审核？
选择项目管理系统
如果您准备探索简单但功能强大的项目管理系统的好处，请确保选择一个值得您投资的工具。请记住，没有什么是免费的，并且在长期使用软件工具时一定要评估所有成本的水平。
除其他事项外，您还必须考虑用户培训和入职、系统设置、维护和支持的成本。评估软件随着公司发展而扩展的能力及其安全性等因素也很重要。
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